Mais au fait, pourquoi les entreprises réaménagent leurs bureaux ?

Adapter le bureau aux évolutions des manières de travailler et aux attentes des salariés sont deux des enjeux majeurs pour les entreprises depuis l’entrée dans la période post-Covid. Mais quel est le véritable but de ceux qui réaménagent leurs espaces de travail ? Afin d’apporter des éclairages sur les moteurs, les priorités, les partis-pris, les méthodes et les résultats de ces projets, l’aménageur Yemanja et le cabinet Comme on travaille ont réalisé une étude auprès d’une centaine d’entreprises* ayant récemment opéré des opérations de réaménagement de bureaux.

La volonté de la Direction générale

Dans les résultats, la Direction générale ressort comme le moteur incontournable des projets de réaménagement, dans 58 % des cas. De son côté, la Direction des Ressources humaines connait une montée en puissance et impulse les projets dans 32 % des cas. Concernant la motivation première, plus que le besoin de rénover des bâtiments vieillissants (29 % des projets) ou de déménager pour améliorer sa localisation (11 %), c’est le besoin d’intégrer de nouveaux effectifs dans le cadre d’une croissance ou d’un regroupement de sites qui est le déclencheur principal d’un projet de réaménagement de bureaux, pour 66 % d’entre eux. Dans le contexte d’accroissement du télétravail, la volonté d’encourager les collaborateurs à venir au bureau arrive juste derrière (50 %).

Pour 62 % des projets analysés, la réflexion sur les postes de travail a été considérée comme très importante, ce qui confirme que le besoin de renforcer les usages collaboratifs au bureau est loin d’éclipser le sujet du poste individuel. Le plus souvent, il s’agissait de régler un manque de postes disponibles (62 %), tandis que le mauvais confort d’installation était la problématique à résoudre dans 35 % des cas, bien avant un excès de postes dû au télétravail (14 %). Le flex office a bel et bien tiré son épingle du jeu, puisqu’un projet de réaménagement sur deux a entraîné un passage vers ce mode d’organisation.

En parallèle, 73 % des projets analysés ont considéré la réflexion sur les salles de réunion comme très importante. Pour 75 % des répondants, il s’agissait surtout de répondre à un manque de salles. Reflet de l’évolution des modes de travail à l’heure du travail hybride, les améliorations apportées aux salles de réunions ont été considérables : 79 % des projets ont augmenté le nombre, 64 % ont amélioré les branchements et équipements IT, 59 % ont davantage soigné la personnalisation, la décoration et l’ambiance et 56 % la qualité et l’ergonomie du mobilier.

La quête de convivialité en fil rouge

72 % des répondants interrogés par Yemanja et Comme on travaille déploraient un manque d’espaces de convivialité avant le réaménagement. Quand ces espaces existaient, ils n’étaient pas assez confortables ou fonctionnels (49 %), pas assez chaleureux (41 %) ou n’incarnaient pas suffisamment l’ADN de l’entreprise (33 %). Ainsi, certains types d’espaces conviviaux se multiplient avec les réaménagements : les grands espaces dédiés aux équipes (de 67 % avant à 95 % aujourd’hui) ainsi que les coins « café » (33 % avant et 68 % aujourd’hui). D’autres se développent moins, comme les salles de sieste (de 19 % à 26 %) ou les espaces pour le sport (stable à 11 %).

Pour les auteurs de l’étude, cette évolution marque un tournant dans l’appréhension du bien-être au travail. Les entreprises replacent l’attention sur les liens informels et la socialisation au travail, plutôt que sur le fait de proposer une variété d’activité relaxantes sur le lieu de travail, quand bien même celles- ci sont appréciées des salariés. Les bibliothèques font aussi leur apparition (de 0 à 21 % des projets), témoignant de l’importance accordée au fait de disposer d’espaces de silence et de concentration, dans un contexte d’explosion des usages collaboratifs.

« Le réaménagement de bureau, c’est la réponse aux besoins en constante évolution des entreprises : intégration, présence, flexibilité, et lien social. Le bureau n’est pas simplement un lieu, mais un vecteur de sens, un espace où les idées prennent forme et où la culture d’entreprise s'épanouit », commente Marie Vaillant, cofondatrice de Yemanja.

Marque employeur et attrait du bureau renforcés

Globalement, les porteurs des projets expriment une grande satisfaction vis-à-vis du résultat final de leur projet d’aménagement. 83 % des décideurs estiment ainsi le projet réussi, et pour 28 % d’entre eux, qu’il va même au-delà des objectifs initiaux. Les projets de réaménagement de bureaux apparaissent comme fédérateurs et sources de fierté pour les entreprises. Concrètement, 94 % des répondants estiment avoir donné envie aux équipes de revenir au bureau grâce à ces projets. Les sondés estiment unanimement que le bureau une fois réaménagé est plus utile (92 %), plus favorable au bien-être des équipes (84 %) et à l’image de l’entreprise (91 %). Pour finir, 93 % d’entre eux estiment avoir amélioré leur marque employeur post réaménagement.

« Loin des caricatures, le bureau post pandémie se construit dans une savante recherche d’équilibre entre optimisation des mètres carrés et confort des surfaces, meilleure satisfaction des besoins collectifs et respect des besoins individuels », résume Camille Rabineau, cofondatrice de Comme on travaille.

* Enquête réalisée en ligne en mai et juin 2023 auprès d’un panel qualifié de 100 + décideurs issus des bases de données clients de Yemanja et Comme on travaille (40 répondants). Près de 50 % des projets analysés ont concerné des structures de moins de 100 salariés, 28 % des structures de 100 à 300 salariés, et 23 % des structures de plus de 300 salariés.