En repensant son Linc, Steelcase pousse les curseurs du travail hybride

Il n’est pas peu dire que le monde du travail a profondément changé ces trois dernières années et que beaucoup de bureaux dans le monde ont vu leur taux d’occupation baisser. Le Learning + Innovation Center (Linc) de Steelcase, situé à Munich, n ’a pas fait exception. Afin de réinventer cet espace de travail, un projet intitulé « Leading with the Linc » a réuni des designers, chercheurs, spécialistes produits et responsables RH au sein d’une grande équipe transversale.

Celle-ci a décidé de rassembler des employés dispersés sur trois bâtiments contigus dans deux, afin d’augmenter la densité d’occupation et la proximité. En complément de cette orientation générale, le projet a été l’occasion pour Steelcase de trouver des innovations pour renforcer la pratique du travail hybride.

Les designers se sont inspirés de principes d’urbanisme pour créer une palette de quartiers interconnectés où les individus passent facilement d’un mode de travail à un autre et interagissent toute la journée. Les quartiers sont une destination où chaque individu peut trouver ce dont il a besoin : collègues, équipements, outils de travail…

« Pour créer au Linc de nouveaux quartiers mieux adaptés aux besoins individuels, les designers ont appliqué quatre grands principes d’aménagement, détaille Jessie Storey, directrice Design EMEA chez Steelcase. Répondre aux besoins individuels et collectifs, disposer d’espaces ouverts et fermés, des espaces flexibles et favoriser le travail sur place ou à distance », énumère-t-elle.

Les équipes de designers se sont aussi appuyées sur trois axes forts pour la recomposition des espaces du Linc : encourager l’apprentissage et l’innovation, ranimer le sentiment communautaire et permettre une expérience intuitive du travail hybride.

Promouvoir l’innovation et l’apprentissage

L’objectif est d’utiliser l’apprentissage comme un outil orientant la conception de l’espace, mais aussi d’imaginer des lieux dédiés pour l’apprentissage, où les employés puissent constamment apprendre les uns des autres.

« Nous découvrons les nouveaux modes de travail de notre communauté, ses préférences, ses difficultés et ses besoins, souligne Carlos Gonzalez, directeur du centre d’excellence de Steelcase. Tout l’enjeu est de présenter l’apprentissage moins comme une action que comme une mentalité, sans jamais oublier qu’il peut se produire partout. »

Ainsi, certains espaces partagés ont été imaginés pour offrir aux employés la liberté de travailler partout dans le bâtiment, en fonction de leurs besoins et activités. Ces espaces comportent des zones de concentration ou de repos (espaces individuels), des lieux de coopération et de socialisation et d’autres d’apprentissage formel et informel.

D’autre part, la montée en puissance du travail hybride a entraîné une forte augmentation de la fréquentation des espaces individuels fermés telles que les enclaves individuelles, où les employés peuvent passer un appel vidéo ; ou les quartiers d’équipe hyper collaboratifs, qui permettent des interactions nombreuses et fécondes, a fortement augmenté. Or, « il n’y a pas d’innovation lorsqu’on travaille seul derrière une porte close, développe Jessie Storey. Espaces de transition et axes de circulations ont donc été mûrement réfléchis pour favoriser un maximum de collisions créatives. »

Enfin, l’espace est pensé pour favoriser le travail multidisciplinaire entre les différents départements. Cela induit une attitude complètement différente, faisant exploser les silos et incitant les employés à se lancer dans des collaborations transversales.

L’implication indispensable de la communauté

« Nous voulions impliquer nos employés, les rendre acteurs du changement en leur permettant de travailler étroitement avec les designers, dans un processus itératif de feedback », confie Houda Badri, responsable des ressources humaines. Pour cela, plusieurs ateliers où les employés ont pu exprimer leurs attentes ont été organisés. Il en est ressorti des préconisations d’aménagement résultants de la densification des espaces.

Parce que l’encouragement de la circulation dans les espaces peut aussi provoquer des frictions, les bureaux individuels sont donc plus protégés que par le passé. « Nous en avons fait des espaces différenciés, dotés de panneaux acoustiques, d’écrans et de séparations que les utilisateurs peuvent moduler pour signaler le degré de tranquillité dont ils ont besoin. Nous avons également ajouté des séparations dans certains espaces collaboratifs pour limiter les distractions L’un de nos objectifs principaux était de ranimer le sentiment communautaire et celui d’appartenance au Linc », analyse Noga Lasser, directrice Interior Design EMEA chez Steelcase.

À l’heure où les employés peuvent choisir de travailler de chez eux ou de n’importe où ailleurs, le bureau se doit d’être un lieu vivant, motivant et facteur de cohésion. Un hub a ainsi été créé au sein du Linc : un lieu où chacun peut se relier aux autres et contribuer à une expérience unique. Une grande table commune et un écran vertical composent cet espace où organiser des événements, pratiquer de petits rituels et générer ces moments de sociabilité. Ce hub communautaire a été voulu comme un espace de coworking polyvalent.

Créer des espaces de travail hybrides plus performants

Avec ce projet, Steelcase voulait contribuer à améliorer l’expérience du travail hybride. « Il faut atténuer le poids de l’organisation lié aux modes de travail numériques, pour que les individus puissent vivre une expérience authentiquement humaine », insiste Jessie Storey. Nous avons placé des dispositifs de collaboration hybride partout dans le bâtiment », poursuit Noga Lasser.

Par exemple, des installations associées à la technologie Microsoft Front Row permettent aux personnes assises dans la salle de mieux discerner les visages des participants à distance, dans la partie inférieure de l’écran, et de partager le chat et le contenu en même temps. Les participants voient également mieux leurs interlocuteurs autour de la table, déchiffrant ainsi plus facilement leurs expressions faciales et leur langage corporel. « Les partenariats internationaux que Steelcase entretient dans le domaine de la tech nous aident à adopter ou développer des solutions de travail hybride pertinentes », se réjouit Noga Lasser.

L’illustration de l’innovation au service la performance se trouve notamment dans le projet Ghost, mis au point par Steelcase et Logitech. Il s’agit d’une cabine d’expérience de réalité augmentée individuelle censée estomper les frontières entre le physique et le numérique et créer une connexion plus humaine et immersive. La « magie » du projet Ghost réside dans sa capacité à dissocier le participant de son environnement et de lui donner une échelle réaliste : l'écran s’efface, ne laissant que l’image de la personne à laquelle on parle dans la zone visible donnant l’impression de voir une personne réelle qui n’est pas vraiment là, tel un fantôme.

Enfin, l ’équipe de conception a aussi dû rendre l’espace plus flexible pour une meilleure gestion des variations d’affluence liées au travail hybride. Pour y parvenir, elle a imaginé une nouvelle approche des espaces attitrés et partagés.

« Il y a moins de postes de travail que de membres dans l’équipe, car il est rare que tous soient au bureau en même temps, indique Noga Lasser. Mais nous avons prévu plusieurs espaces de ‘désengorgement’ pour les jours d’affluence. Pour le succès de cette approche, nous avons exploité le système de réservation de postes de travail de notre partenaire GoBright et établi des protocoles avec les équipes. »

La plateforme GoBright permet de vérifier facilement la disponibilité d’un espace de travail, de trouver l’emplacement du bureau des collègues avec lesquels on souhaite collaborer ou encore de réserver par smartphone un espace adapté à ses besoins.

À l’image de son siège parisien, Steelcase entend bien avec ce projet proposer une vitrine des innovations adaptées aux évolutions du travail.